新的一年开始了，各项工作在收尾的同时，恰是某些工作的开始，譬如每年度的档案整理工作。在结束全年工作的同时，也是年度档案整理工作的开始。这就要在年初制定归档计划，合理安排各部室、站区各类档案的归档工作时间及内容，按照归档范围将资料整理好交到档案室。

        每年的档案资料整理的过程，也是一个整理、整顿的过程，整理就是将“需要的东西”和“不需要的东西”分开，将“不需要的东西”扔掉。应用在归档工作，就是每个工作岗位把自己所有的工作项目涉及到的文件资料全部收集好，然后按照归档范围逐项进行梳理，也就是对内业资料进行整理，将“需归档的文件”和“不需归档的文件”分开，将“不需要的文件”按照保管期限进行区分，然后定时进行销毁。

        整顿是能够将“必要的东西”在“必要的时间”以“必要的数量”取出来的状态。归档工作做的就是将 “归档文件”在“规定的时间”以“归档范围”筛选出来，只留下真正需要的文件资料归档，然后将这些文件在需要的时候有效地利用起来，得到工作效率的提升。

        将整理、整顿应用到工作中，是对工作情况的跟踪，也是总结工作中的经验以及查找不足。在整理整顿中，审视整个工作流程，你就会发现一些不常见的问题，对这些问题及时做出改善，就能提升工作效率。就像在每次的档案归档工作中，将档案用章“可视化”，给它把位置固定下来，做好标识，让任何人看到都能明白、能操作，通过做标识和分类摆放，缩短了查找时间，避免了重复示范，减少了返工，美化了档案卷面，大大的提高了工作效能。

        5S的应用，不只是单纯的整理整顿，在这个过程中，你将发现很多问题，只有对这么问题进行改善，才能够真正的提升工作效能，发挥5S的真正作用。